Il nuovo concept
di gestionale notarile

"La verità profonda, per fare qualunque cosa, per scrivere, per dipingere, sta nella semplicità. La vita è profonda nella sua semplicità. - Charles Bukowski"
Arianna 3.0 rivoluziona la logica del software gestionale di studi notarili creando percorsi di organizzazione delle pratiche semplici, immediati e intuitivi, basati su automazione dei processi di lettura e interpretazione dei dati.
Dalla lettura e memorizzazione delle visure catastali, camerali e delle ispezioni ipotecarie alla interpretazione dell'atto ai fini della predisposizione degli adempimenti, dalla apertura della pratica e la gestione della documentazione alla sua finalizzazione, dagli aspetti contabili a quelli repertoriali, Arianna consente un perenne controllo del "fascicolo di studio" con pochi e intuitivi passaggi. Accessibili anche a chi si avvicina all'informatica con diffidenza.
È stata la mia prima scelta ed è una scelta che confermo ogni giorno della mia attività.

Il sistema serve lo studio in ogni suo aspetto, con modalità versatili e intuitive: gestione delle pratiche e scrittura degli atti, acquisizione dei documenti, adempimenti post-stipula, contabilità e gestione finanziaria, anagrafica della clientela, preventivi, agende personalizzabili per ogni collaboratore, rilascio delle copie ai clienti.
Il software consente di ricreare in ambito digitale un vero e proprio fascicolo di studio come quello cartaceo, con l’aggiunta dei formidabili automatismi propri di un sistema altamente sofisticato. Videoscrittura e gestione pratica, nel tempo, si sono adattate alle tante sensibilità e prassi presenti nel mio studio, si sono uniformate ai modelli imperanti e più diffusi di videoscrittura e arricchite di strumenti di ausilio alla scrittura degli atti.
Ne cito un paio a titolo esemplificativo: tutta la normativa italiana sempre in linea durante la stesura, oppure un formidabile vademecum che assiste l’operatore in ogni fase della preparazione degli atti più ricorrenti.
La relazione con la clientela e con gli altri professionisti coinvolti nell’attività del mio studio è diventata più fluida, in sintonia con le “abitudini digitali” di chi, a vario titolo, entra in contatto con noi.
Il punto di forza, a mio parere: l’integrazione reciproca dei moduli informatici che il notaio e i collaboratori usano quotidianamente nelle molteplici fasi di una pratica, permettendo veloce fruizione delle informazioni, condivisione delle procedure all’interno dello studio, riduzione dei tempi di lavorazione, ausilio durante ogni fase della pratica, dialogo costante con la clientela anche attraverso l’accesso ad aree dedicate direttamente accessibili dai clienti.
Lo staff che cura assistenza e aggiornamenti è di eccellente livello. Utilizzo Arianna oramai da decenni. La ricerca e i miglioramenti del prodotto non si sono mai fermati, io e Arianna siamo cresciuti insieme ma “lei” è ... sempre più avanti di me.

Adottando il gestionale Arianna effettivamente si riesce a non perdere il filo... anzi, ad essere più precisi, si può avere un filo conduttore che passa dalla videoscrittura alla banca dati anagrafica, dall’archivio alla parcellazione passando per repertorio e libro firma. Inoltre, trovo fondamentale per la mia attività il motore di ricerca che mi consente in pochi click di trovare qualsiasi tipo di documento/pratica e la possibilità di gestire con flessibilità la pratica per cartelle, replicando il fascicolo cartaceo.

Arianna è un gestionale molto versatile e totalmente integrato che riunisce tutte le scadenze e gli adempimenti notarili correlati in un’unica pratica digitale.
Ha due videoscritture, di cui una proprietaria. Consente inoltre di utilizzare un editor di testo universalmente accettato come Word, senza perdere funzionalità legate ai dati e alla loro importazione direttamente nell’atto o alla creazione di schemi per le varie tipologie di atto.
Unisce la sicurezza dell’inclusione di dati nel testo a un efficace strumento di interpretazione dello stesso per la produzione degli adempimenti post-stipula. Ha un potente tool di ricerca per parole o gruppi di parole che consentono di ritrovare determinati atti senza necessariamente ricordare i dati delle parti.
In poche parole, si adatta ai diversi modi di lavorare senza che sia la struttura a dover cambiare i propri processi per adattarsi al software.

Il passaggio al nuovo gestionale è avvenuto nel 2019. Il nuovo programma e l’assistenza iniziale del personale Wintech hanno consentito di riorganizzare e ottimizzare le procedure relative all’istruttoria, alla stesura degli atti e alle formalità in maniera efficiente, facendo un passo avanti rispetto al precedente programma nell’informatizzazione dello Studio e nel tempo di esecuzione delle singole attività notarili.
Il “filo d’Arianna” fa sì che tutte le fasi siano concatenate le une alle altre e questo permette di eliminare errori nei vari passaggi della pratica. È possibile estrarre tutti i dati delle visure, aggiornare le anagrafiche dei soggetti, avere a disposizione delle bozze di atto che consentono di stendere il testo in maniera molto veloce una volta acquisiti i dati per estrazione nella pratica.
Avevo aspettative elevate e sono state realisticamente e gradualmente raggiunte: apprezzo il continuo lavoro di aggiornamento del programma e l’utilizzo di nuovi strumenti informatici, quali il CRM e OMNIA, per affrontare le nuove esigenze informatiche e di sicurezza del sistema per l’attività notarile.
Consiglierei di condividere le potenzialità del programma con i propri collaboratori, coinvolgendoli innanzitutto nella scelta. Sicuramente è richiesto uno sforzo iniziale, ma una volta acquisita familiarità i risultati ripagheranno l’impegno. La semplicità di utilizzo dell’applicativo sarà da stimolo al miglioramento dell’organizzazione delle attività dello studio, rendendo il lavoro più efficiente e innovativo.

Il software Arianna, all’inizio della professione, mi ha consentito di avviare lo studio in autonomia, e con una sola impiegata, specialmente grazie ai moduli di gestione delle formalità e della contabilità. Successivamente, l’implementazione di word per la videoscrittura, e i diversi automatismi ad esso connessi, hanno reso più veloce e precisa la stesura degli atti, e più agevole lo scambio di bozze con altri professionisti.
Con l’associazione professionale e l’assunzione di nuovi dipendenti, ho apprezzato molto le diverse funzionalità (configurazioni personalizzate, filtri di ricerca estesi, scadenzario) che consentono un controllo e aggiornamento costante dello “stato avanzamento lavori”, e i moduli aggiuntivi (le modifiche della consultazione delle Banche dati Falliti e Antiriciclaggio, l’introduzione di Omnia e da ultimo delle pratiche CRM).
Oltre ad essere un software molto intuitivo, a mio parere, ciò che lo contraddistingue dalle altre opzioni disponibili sul mercato è il continuo aggiornamento. A questo si aggiunge la “ricchezza” di funzioni che supportano un utente “formato” in una gestione completa dello studio notarile.